Bạn lên kế hoạch như thế nào cho sự kiện doanh nghiệp?

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp là một nhiệm vụ khá phức tạp, áp lực. Bởi sự thành công của một sự kiện ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả kinh doanh, độ chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp và ngược lại. Do đó, bạn cần có một kế hoạch cụ thể về từng hạng mục công việc cho sự kiện, kể cả hạng mục chuẩn bị quà tặng sự kiện. Vậy bạn nên lên kế hoạch như thế nào để sự kiện của công ty diễn ra suôn sẻ?

Chọn quà tặng sự kiện như thế nào?

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Truyền thông là hạng mục công việc vô cùng quan trọng, để toàn thể các đối tượng liên quan biết tới sự kiện sắp diễn ra của doanh nghiệp. Đó có thể là khách hàng, đối tác, nhân sự, kể cả đối thủ cạnh tranh… Việc truyền thông cho sự kiện càng được thực thi tốt thì càng thu hút được sự tham gia đông đảo của mọi người, hiệu quả marketing càng cao.

Bạn hãy đảm bảo lên kế hoạch chi tiết về việc sử dụng các công cụ truyền thông, nội dung tương ứng trên từng công cụ. Brochures cần được gửi theo nhiều phương thức, qua email, thiệp mời, trên website doanh nghiệp, fanpage công ty, các hội nhóm, các diễn đàn sự kiện, quà tặng sự kiện cần lựa chọn và thiết kế tỉ mỉ..Đặc biệt, việc cập nhật liên tục các thông tin sự kiện cần phải triển khai thường xuyên, chủ động

Khăn lụa công sở là quà tặng sự kiện phổ biến, ý nghĩa

Kế hoạch ngân sách cho sự kiện

Ngân sách là yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định việc triển khai bất kể một sự kiện nào của doanh nghiệp. Việc lên dự trù ngân sách là cách bạn chủ động chuẩn bị, phân bổ ngân sách hợp lý cho từng hạng mục chi tiết của sự kiện. Dự trù ngân sách là cách bạn kiểm soát được các phát sinh trong kế hoạch, tránh lãng phí ngân sách. Bảng dự trù của bạn cần có ngân sách tổng thể, ngân sách chi tiết cho việc thuê địa điểm, thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng, thuê MC, mua quà tặng sự kiện…

Để có một kế hoạch ngân sách chi tiết, bạn cần tìm các nhà cung cấp của từng hạng mục, so sánh để chọn được đơn vị tối ưu nhất và đưa mức ngân sách đó vào bảng dự trù. Đặc biệt, bạn đừng quên có một khoản dự trù phát sinh, phòng những sự cố có thể xảy ra để chủ động xử lý về mặt tài chính ngay lúc đó.

Cần chú ý gì khi chuẩn bị quà tặng sự kiện?

Kế hoạch hậu cần cho sự kiện 

Công tác hậu cần vô cùng quan trọng trong mọi sự kiện của doanh nghiệp. Nó bao gồm việc bạn bố trí bãi đỗ xe cho khách mời ở đâu, những công cụ, vật dụng phục vụ sự kiện như phù hiệu, tài liệu quảng cáo được chuẩn bị ra sao, công tác phục vụ tiếp nước cho khách như thế nào, công tác chuẩn bị trang phục…

Kể cả những việc như bao gói quà tặng hội thảo, chia quà tặng theo đối tượng khách tham dự, bày biện kệ để quà tặng… cũng cần phải lên kế hoạch chi tiết. Bởi hình thức quà tặng doanh nghiệp trong các sự kiện thể hiện sự chỉnh chu, chuyên nghiệp và sự tôn trọng khách tham gia của doanh nghiệp.

Như vậy, để một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, ngoài việc lập một kế hoạch chung, tổng thể cho sự kiện, thì bạn cần chi tiết hóa từng hạng mục cụ thể. Hi vọng với bài viết này, bạn sẽ chủ động hơn trong việc chuẩn bị các sự kiện, hội thảo cho doanh nghiệp. Đừng quên liên hệ với Hamper Vietnam qua số hotline 0938 503 679 để được tư vấn và cung cấp những món quà tặng sự kiện ý nghĩa, độc đáo nhất nhé.